| Abstract : |
In 1996 ontwikkelde de ICA Commission on Descriptive Standards een standaard voor de beschrijving van archiefvormers: ISAAR(CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies,Persons, and Families.
Wanneer er nieuw archief binnenkomt in de instelling, moet er eerst worden nagegaan wie het archief gevormd heeft. Dit stukje context is essentieel voor het situeren van het archief. Deze informatie kan daarna opgenomen worden in een inventaris. Als men echter meer wil halen uit je zoektocht naar informatie, zou men deze gegevens kunnen standaardiseren in een fiche en daarna in een databank plaatsen. Zo wordt ze algemeen aanvaardt en toegepast. Als daar dan nog eens relevante gegevens van andere databanken aan gekoppeld kan worden, krijgen we een grote knowledge base waaruit iedere gebruiker de gewenste items kan halen. Daarin schuilt de basisidee van ISAAR(CPF).
In 2004 werd kwam er een nieuwe versie van ISAAR(CPF). Deze hoopte de tekortkomingen van de versie in 1996 goed te maken. Ze bestaat uit 26 beschrijvingselementen die informatie weergeven van de archiefvormer.
De nieuwe editie bevat enkele extra functies. Aangezien ISAAR(CPF) niet op zich kan staan en enkel advies geeft over de structuur, moet het plaatselijk aangevuld worden met nationale en lokale regels. Maar daar kan het niet bij blijven. Al deze regels hebben ook behoefte aan bepaalde formaten om data te transporteren. Buiten de inhoudelijke nieuwigheden die in het overzicht van de elementen voorkomen is er daarom een XML DTD geschreven voor ISAAR(CPF): EAC (Encoded Archival Context). Dit garandeert een betere uitwisseling van de elementen. Dankzij de combinatie van ISAD(G) en EAD zou de standaard een succes kunnen worden. Dankzij de EAC zou de ISAAR(CPF)standaard sneller geaccepteerd en aanvaard worden. In 2001 kwamen een aantal archivarissen samen die deel uitmaakten van de ICA/CDS groep in Toronto. De betaversie van EAC verscheen in 2003 nadat het uitvoerig getest werd in het LEAF project.
EAC is net zoals ISAAR(CPF) gemaakt om ook compatibel te zijn met de beschrijvingstandaarden voor bibliotheken. Zo kan er ook een uitwisseling van context informatie ontstaan tussen de wereld van de archieven en de bibliotheken.
De ISAAR (CPF) standaard geeft een beschrijving voor archiefvormers zoals personen, families en organisaties. Deze beschrijvingen kunnen helpen bij het beschrijven van de context die belangrijk is bij het gebruik en het begrijpen van een archief. ISAAR (CPF) en ISAD (G) kunnen complementair werken bij het ontwerp en de implementatie van archiefsystemen.
Momenteel is men volop bezig met de implementatie van de standaard in het stadsarchief Antwerpen. Het proces dat gevolgd werd om te komen tot een goede fiche conform ISAAR(CPF) te komen, wordt in een aantal hoofdstukken uit de doeken gedaan. De standaard zal enige tijd nodig hebben om door te breken in alle archiefinstellingen. Ten slotte is de discussie rond ISAAR(CPF) nog niet afgelopen. De standaard is een compromis van verschillende archivarissen uit landen die aangesloten zijn bij de ICA. Niet iedereen kan zich in het compromis vinden.
Nu verscheidene instellingen bezig zijn met de toepassing, komen ook andere vragen naar boven die aanleiding kunnen geven tot verdere discussies.
|
Home 
